Simposi internazionali per il settore medico-scientifico a Cancun
Per il settore medico-scientifico, abbiamo curato l’organizzazione di due simposi internazionali a Cancun, dedicati rispettivamente alla pain medicine e alla cardiovascular medicine.
Gli eventi si sono svolti presso l’Hotel Paradisus Cancun 5* in due momenti consecutivi: il primo dal 13 al 16 aprile, il secondo dal 20 al 23 aprile. Ciascun appuntamento ha coinvolto 195 partecipanti e 25 relatori internazionali.
Gestione congressuale e materiali evento
Abbiamo seguito la gestione operativa delle sale meeting, con l’utilizzo degli spazi Picasso, Murillo e Mirò come sala plenaria.
Il progetto ha incluso la creazione dei materiali congressuali, tra cui cartelline, segnaletica, badge e roll up, oltre alla realizzazione dei contenuti audio e video necessari allo svolgimento delle sessioni.
Hospitality, relatori e assistenza on-site
L’organizzazione ha previsto coffee break e lunch per partecipanti e relatori, cene dedicate agli speaker in ristoranti di livello e relativi trasferimenti.
Abbiamo inoltre gestito l’assistenza per tutta la durata degli eventi, con hostess dedicate agli speaker, hostess di sala per la gestione del meeting e supporto operativo per arrivi e partenze in aeroporto.
Segreteria relatori e logistica internazionale
La segreteria organizzativa ha curato la raccolta del materiale scientifico e burocratico di tutti i relatori, necessario per la loro partecipazione.
Il lavoro ha incluso anche l’emissione della biglietteria aerea per gli ospiti, contribuendo a garantire una gestione coordinata dei flussi internazionali e una partecipazione fluida a entrambi gli appuntamenti.
Questo case study mostra come due simposi internazionali per il settore medico-scientifico richiedano una regia organizzativa precisa, capace di integrare contenuti, relatori, logistica e hospitality. Quando segreteria congressuale, assistenza on-site e gestione dei servizi lavorano in modo coordinato, l’evento crea le condizioni ideali per confronto scientifico, partecipazione qualificata e qualità dell’esperienza.